会社やお店、団体などで、オリジナルカレンダーの制作担当になった。
でも、何から始めればいいのかわからない。
そんなことはありませんか？
カレンダー制作では、写真集め、文章作成、デザイン、校正、印刷など、さまざまな作業が必要です。
しかも、すべての作業を一人で担当するとは限りません。
複数の人が関わる場合は、誰が何を担当するのかを整理することが重要です。
私は毎年、小さな牧場のオリジナル卓上カレンダーを制作しています。
制作部数は200〜300部ほど。
牧場や家族から写真を集め、私が文章を作成し、プロのデザイナーさんに印刷用PDFを作成してもらう形で進めています。
この記事では、実際の制作経験をもとに、オリジナルカレンダーの制作担当者が行う仕事や、役割分担、進行管理のポイントを紹介します。
ちなみに、私が関わっている牧場カレンダーの制作過程は、無料noteで詳しく公開しています。
限られた人手と予算の中で、毎年カレンダーを作り続けるための工夫や、制作中の判断などをまとめた実体験です。
オリジナルカレンダーの制作担当者は何をする？
オリジナルカレンダーの制作担当者は、カレンダーが完成するまでの作業を整理し、必要な準備を進める役割を担います。
ただし、すべての作業を自分で行う必要はありません。
例えば、デザインはプロに依頼し、写真や文章は自分たちで用意する方法もあります。
大切なのは、必要な作業を把握し、誰が担当するのかを決めることです。
制作担当者の主な仕事
| 作業 | 内容 |
|---|---|
| 仕様の確認 | サイズ・ページ数・部数を決める |
| 予算管理 | 制作費の上限を確認する |
| 写真の収集 | 各月に使う写真を集める |
| 文章の準備 | 掲載する説明文などを用意する |
| デザインの依頼 | デザイナーに素材や希望を伝える |
| 修正内容の整理 | 写真や文章の変更をまとめる |
| 校正 | 日付・曜日・祝日・文章を確認する |
| 印刷の手配 | 印刷会社への入稿や納期を確認する |
| 納品の確認 | 完成品の数量や仕上がりを確認する |
カレンダー制作の役割分担を決める
小さな団体やお店では、カレンダー制作のためだけに専任の担当者を置くことが難しい場合があります。
そのため、複数の人で作業を分担する方法が考えられます。
写真を集める人
写真を撮影したり、過去の写真を探したりする役割です。
牧場カレンダーの場合は、牛や牧場の風景など、現場で撮影した写真が必要になります。
文章を作る人
写真に付ける説明文や、カレンダーに掲載する文章を作成する役割です。
私が制作している牧場カレンダーでは、私が文章を担当しています。
デザインを作る人
写真や文章を配置し、カレンダーのレイアウトを作成する役割です。
私の場合は、雑誌制作の経験があるプロのデザイナーさんに依頼しています。
内容を確認する人
完成したデザインに間違いがないか確認する役割です。
特に、日付や曜日、祝日の確認は重要です。
印刷を手配する人
印刷会社への入稿や、納期の確認などを行う役割です。
デザイナーや制作会社が対応する場合もあるため、誰が担当するのか事前に確認しましょう。
役割分担で大切なのは「誰が最終確認するか」
カレンダー制作では、複数の人が作業を担当することがあります。
そのため、作業を分担するだけでなく、最終確認の担当者を決めておくことが大切です。
例えば、デザイナーさんが印刷用PDFを作成しても、写真や文章、日付が正しいかどうかは、別に確認する必要があります。
修正内容をまとめる
複数の人が別々に修正を依頼すると、どの修正が最新なのかわからなくなる場合があります。
そのため、修正内容を一度まとめてから伝える方法がおすすめです。
最終版のデータを明確にする
修正を繰り返すと、PDFが複数できることがあります。
例えば、次のようなファイル名です。
- calendar_01.pdf
- calendar_02.pdf
- calendar_final.pdf
- calendar_final2.pdf
こうした状態になると、どれが最終版なのかわからなくなることがあります。
そのため、入稿するファイルを明確にしておくことが重要です。
カレンダー制作の進行管理をする方法
制作担当者が進行管理をするときは、作業を一覧にしておくと便利です。
例えば、次のような表を作る方法があります。
| 作業 | 担当者 | 状態 |
|---|---|---|
| 写真集め | 写真担当 | 進行中 |
| 文章作成 | 文章担当 | 未着手 |
| デザイン制作 | デザイナー | 未着手 |
| 日付の校正 | 校正担当 | 未着手 |
| 印刷会社への入稿 | 入稿担当 | 未着手 |
このように一覧にしておけば、どの作業が終わっていて、何が残っているのか確認しやすくなります。
締め切りを決める
カレンダーは、使い始める時期が決まっています。
そのため、印刷会社の納期から逆算して、写真や文章をそろえる締め切りを決めておくと便利です。
制作スケジュールについては、こちらの記事でも紹介しています。
※リンク先がレイアウト記事の場合は、制作スケジュールの記事URLに差し替えてください。
写真が集まらないときはどうする？
カレンダー制作では、写真集めが予定どおりに進まないこともあります。
私が制作している牧場カレンダーでも、冬の写真不足は毎年の課題です。
そのため、写真が不足している場合は、次のような対応が考えられます。
- 過去の写真を探す
- 季節感にこだわりすぎない
- 写真の候補を複数用意する
- 不足している写真を早めに共有する
写真不足への対処法については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
デザイナーに依頼するときの進行管理
デザインを外注する場合は、デザイナーとのやり取りも重要です。
例えば、次のような情報を整理して渡すと便利です。
- カレンダーのサイズ
- 制作部数
- 掲載する写真
- 掲載する文章
- 希望するデザイン
- 印刷会社の入稿条件
- 希望する納期
また、修正内容はできるだけまとめて伝えると、やり取りを整理しやすくなります。
デザインの外注については、こちらの記事でも紹介しています。
校正担当者を決めておく
カレンダー制作では、日付の校正が重要です。
例えば、1月1日の曜日が間違っていたり、祝日の表示が間違っていたりすると、完成後に修正することが難しくなります。
そのため、印刷前に日付や曜日、祝日を確認する担当者を決めておきましょう。
私が制作している牧場カレンダーでも、365日分の日付確認は重要な作業です。
詳しい確認方法については、こちらの記事で紹介しています。
毎年続けるためには作業を増やしすぎない
オリジナルカレンダーを毎年制作する場合、前年よりも豪華なものを作りたくなることがあります。
しかし、機能や情報を増やすほど、制作に必要な作業も増える場合があります。
私が制作している牧場カレンダーでも、六曜や吉日などの情報を追加する案がありました。
ただし、校正の負担などを考えて、今回は見送ることにしています。
やらないことを決める
毎年続けるためには、できることをすべて盛り込むのではなく、必要なものを選ぶことも大切です。
前年の仕様を活用する
毎年同じサイズやページ構成を基本にすれば、新しい作業を減らせる可能性があります。
無理のない役割分担にする
制作に関わる人には、それぞれ本来の仕事や生活があります。
そのため、作業を一人に集中させすぎず、無理なく進められる体制を考えることが重要です。
こうした制作中の判断や、実際の役割分担については、無料noteで詳しく紹介しています。
カレンダー制作担当者のチェックリスト
制作担当者になったら、次の項目を確認しておくと便利です。
- 制作するカレンダーの仕様が決まっている
- 制作部数が決まっている
- 予算の上限が決まっている
- 配布する時期が決まっている
- 写真を集める担当者が決まっている
- 文章を作る担当者が決まっている
- デザインを作る担当者が決まっている
- 修正内容をまとめる担当者が決まっている
- 日付や祝日を確認する担当者が決まっている
- 印刷会社への入稿担当者が決まっている
- 最終確認をする担当者が決まっている
まとめ｜カレンダー制作は役割分担と進行管理が大切
オリジナルカレンダーの制作担当者は、写真集め、文章作成、デザイン、校正、印刷などの作業を整理し、制作を進める役割を担います。
ただし、すべての作業を一人で担当する必要はありません。
誰が何を担当するのかを決め、必要な作業を一覧にしておくことで、制作を進めやすくなります。
また、毎年カレンダーを作る場合は、作業を増やしすぎず、無理なく続けられる体制を考えることも重要です。
オリジナルカレンダーの制作全体の流れについては、こちらの記事でも紹介しています。
オリジナル卓上カレンダーの作り方｜200〜300部の制作実例
そして、実際に私が小さな牧場のカレンダーを毎年制作している経験や、制作費、写真集め、デザイナーさんとの役割分担などについては、無料noteで詳しく公開しています。
